Implantar una cultura de reuniones eficaces (II)

Hace ya algún tiempo estuvimos hablando de uno de los males que atenaza nuestra productividad, y que ataca con especial virulencia a las organizaciones españolas: las reuniones.

¿Cuales son las claves que nos ayudarán a sobrevivir a las mismas, e incluso, conseguir algún resultado de ellas? (si, es posible)

 

Como vimos hace algún tiempo, la única forma de atajar este problema pasa por un cambio cultural, por decir “basta” como organización. Demasiadas veces se ha intentado enfrentar el problema con iniciativas aisladas, personales en muchos casos, que sólo han tenido un éxito parcial… y es que, no olvidemos, que:

Estar reunido NO es lo mismo (necesariamente) que estar trabajando.

   

Para conseguir ese cambio cultural existen varias fases en las que focalizarnos: anteriormente hablamos de cómo planificar correctamente las reuniones…. cosa que no sirve de nada si no las llevamos a cabo correctamente, aspecto sobre el que nos vamos a centrar hoy (y que en ThinkWasabi resumen muy bien)…

Asumiendo que la reunión ha sido planificada correctamente, existen algunos puntos importantes en los que debemos enfocarnos en nuestro afán de cambiar la cultura de la organización (tarea harto difícil pero no imposible):

• PREPARACIÓN: Asumiendo que se ha planificado correctamente la reunión, todos los asistentes a la misma tienen claro:
  – Que puntos concretos se van a tratar
  – Que papel se espera de ellos en cada punto
  – Cuanto tiempo tiene asignado cada punto
  – Que información previa / documentación deben haber leído (y asegurarse que lo han hecho!)
  – Que tipo de reunión es: Informativa / Discusión / Pedir permiso

• PUNTUALIDAD: Una de las cosas que invariablemente provoca retraso en las reuniones son las “pequeñas faltas de puntualidad”. No hablo de esa persona que llega 15-20 min tarde, sino del continuo goteo de asistentes cada 2 minutos… que produce que desde el primero al último pueda haber transcurrido hasta 15 minutos perdidos. Para ello, nada mejor que establecer alguna regla que incentive la puntualidad: la última persona que llegue a la reunión con más de 3 minutos de diferencia con el último debe pagar una multa de 1€, que irá para el bote compartido de las galletas / cafés / cervezas… ( lo que produce el beneficio añadido de que cuando el bote se gasta en cervezas /cafés, se une el equipo)

• COMIENZO: Se debe comenzar leyendo el orden del día, lo que pone a todo el mundo en “la misma página”, y preguntar si alguien quiere introducir algún cambio. Si en este momento (o realmente en cualquiera) sentimos que somos meros espectadores, y no vamos a aportar nada, debemos invocar sin dilación la regla de los dos pies (y no ser censurados por ello, ojo!):

Si donde estas no puedes aportar valor o contribuir en algo…
utiliza tus dos pies para ir a un lugar donde SI puedas

• ESPACIO:  El espacio donde se celebre la reunión debe ser adecuado para ello, es decir, las condiciones de la sala deben cumplir una serie de mínimos. Dicho esto, cada día encuentro más atractiva la idea postulada por el genial Seth Godin: ELIMINAR LAS SILLAS DE LA SALA. Aunque a primera vista pueda parecer una pequeña barbaridad, la realidad es que obliga a concretar, y no perder el tiempo… ¡piénsalo!

• MODERACIÓN: Para que esa agenda pase de la “expresión de deseo” a la “realidad”, el papel del moderador cobra una importancia crucial. Debe existir una persona en la reunión que se encargue de hacer que la gente no salga de la “hoja de ruta” y discuta los temas que están en la agenda, controle los tiempos y cuando sea necesario sea capaz de decir: “No estamos avanzando por esta vía: dejemos éste tema para otra ocasión”… Es un papel complicado, y requiere un balance exquisito entre autoridad, control y apertura, bastante difícil de lograr (también resulta crítico en otro tipo de reuniones, como las llevadas a cabo utilizando los “Seis Sombreros para Pensar” de E. De Bono… de las que hablaremos en alguna otra ocasión (muy útiles para pensar conjuntamente de forma efectiva)

• DURACIÓN: En el anterior post se daban algunas ideas sobre lo que se debe considerar como una duración adecuada de una reunión, al menos durante la planificación. La realidad es que en general no debería superar la hora, ya que si no la atención disminuye de forma drástica, como se muestra en el gráfico. Una idea interesante es aplicar la técnica del pomodoro a la reunión: Se marca la duración de la reunión en un reloj con alarma… y al agotarse el tiempo y sonar la campana, automáticamente se acaba la reunión (es sorpréndete lo bien que funciona!)

•  TOMAR  NOTAS: Es especialmente importante que, además de que cada participante tome sus notas de una forma correcta, tal como hablamos hace algún tiempo, exista una persona encargada de redactar un acta “2.0” (muy sencilla y operativa, tal como nos proponen en Optima Infinito). Además, es recomendable tomar fotografías de esquemas, figuras…etc. dibujadas en cada pizarra y enviarlas a posteriori como material de soporte (o colgarlas en la herramienta interna de colaboración, en caso de disponer de una). … y siempre he opinado que si alguien no toma notas en una reunión es síntoma inequívoco de que no debería estar en ella.

• FINALIZAR: El objetivo último de la reuniones es TRANSFORMAR DECISIONES EN ACCIÓN. Para ello, a lo largo de toda la reunión, pero especialmente al finalizar debe quedar perfectamente claro:
  – QUE acciones concretas se deben abordar (y no “buenas intenciones”, sino acciones únicas y atómicas, con el mismo concepto de “Próxima acción” de GTD)
  – QUIEN es el responsable de ejecutar cada acción
  – CUAL es el plazo para cada una de dichas tareas
  – Si aplica, fecha de la próxima reunión
  

• FEEDBACK: Como sabéis los habituales del blog, soy un devoto de la necesidad imperiosa de potenciar el feedback. Una estupenda idea es colgar una pizarra (o hacer algo similar en la herramienta colaborativa/intranet) donde al salir de la reunión se asignen puntuaciones (de 1 a 5, por ejemplo) a los organizadores de la misma… ¡Es mágico el efecto que produce el feedback, créeme!

Quien te da feedback te hace un regalo… así que cierra la boca, acéptalo en silencio, reprime tu necesidad de justificarte y da las gracias



UPDATE (06/10/2010): Nuestro amigo y lector Lorenzo Martinez sugiere una regla muy interesante: Al entrar a la reunión todos los móviles son silenciados y se dejan en un sitio común, para que nadie se distraiga…

 

¿QUE OPINAS? ¿QUE OTRAS TÁCTICAS O TRUCOS CONOCES?