Implantar una cultura de reuniones eficaces (I)

En la mayoría de las organizaciones asumimos las reuniones como uno de los males con los que debemos convivir: se eternizan, sacamos poco en claro de ellas y en general las consideramos una pérdida de tiempo… lo que es perfectamente comprensible. El problema de las reuniones es sin duda cultural, y arraiga con especial virulencia en la cultura española, donde el  tándem cumplimiento de horarios – productividad todavía está lejos de ser comprendido (cuando me reúno con gente en países anglosajones o nórdicos, las reuniones suelen haber sido mucho mejor planificadas que en España, y la hora de finalización es cuasi-sagrada).

Y como todo problema cultural, la mejor forma de abordarlo no pasa por publicar una metodología o conjunto de buenas prácticas en la intranet o enviarla por correo y y sentarnos a esperar el cambio… más bien es como una guerra, donde tendremos que luchar centímetro a centímetro en el campo de batalla (las salas de reuniones).

Como en casi todos los aspectos de cultura organizativa, el liderar mediante el ejemplo es una de las mejores aproximaciones: debemos dar ejemplo respetando el tiempo de los demás, las normas acordadas mutuamente e intentar ser concretos… porque a la postre este incremento no sólo tendrá un impacto (sorprendentemente alto) sobre la productividad de nuestros equipos, sino que mejorará de forma ostensible la motivación del personal.

Uno de las primeras objeciones con las que me encuentro cuando estoy impartiendo algún curso sobre temas relacionados con la cultura empresarial es: “Me parece estupendo, pero jamás conseguiremos que fulanito|el área X acepte este planteamiento y lo siga”. Aunque soy un firme creyente del poder del ejemplo (es mejor hacer que alguien desee lo que tu tienes que imponérselo), para determinados casos los remito a la Oración de la Serenidad de Reinhold Niebuhr (utilizada habitualmente por los grupos de alcohólicos anónimos), de aplastante sensatez para los aspectos relacionados con la cultura empresarial:

Señor, concédeme serenidad
para aceptar las cosas que no puedo cambiar,
valor para cambiar las que sí puedo,
y sabiduría para discernir la diferencia.

En mi cruzada personal por mejorar la eficiencia de las reuniones (y de paso ser más productivo), he intentado recoger en diversos artículos y desde mi punto de vista cual]}**es son las prácticas más sencillas que se pueden implantar para mejorar la cultura de reuniones… aunque pienso que primero debemos entonar un mea culpa.

DIAGNÓSTICO / MEA CULPA

Antes de empezar a estudiar cómo podríamos planificar mejor las reuniones y como aterrizar en nuestra organización ese cambio, analicemos algunos de los síntomas que denotan si la organización para la que trabajas necesita cambiar su cultura de reuniones:

• Duración: Eterna, si existe convocatoria suele mostrar una expresión de deseo más que un horario estricto a cumplir. Como mínimo, de 1 hora.
• Finalidad: Difusa. Es bastante habitual las reuniones que se plantean con un fin difuso (con palabras como “Analizar”, “Planteamiento”…) en el que no está claro qué productos o acciones concretas se espera obtener de la reunión.
• Improvisación: Las agendas de reunión / orden del día con descripción clara de horarios, asistentes, temas concretos a tratar, responsables y tiempos de intervención… suele brillar por su ausencia
• Puntualidad: Escasa, la gente es consciente de que hasta que no llegue el último de los asistentes no comenzarán, con lo que se asume que la reunión comienza “mas o menos” a la hora X(con 15 minutos de variabilidad) .
• Foco: La gente aprovecha para comentar temas no relacionados con el objetivo específico de la reunión “aprovechando que se ven”… o peor, para hacer charla de café (consecuencia, por otra parte, de la falta de puntualidad de muchos asistentes).
• Asistentes: Se convoca a todo el mundo que potencialmente podría aportar algo, o que en su cargo o funciones están relacionados, aunque de manera lejana, con el objetivo… “por si les interesa”
• Conclusiones: Como mucho, los asistentes deciden que “se debería hacer X”, o que “habría que hacer X”… normalmente en tareas poco claras y sin demasiada especificidad (¿se?¿habría? ¿En que departamento trabajan?)

 

A TENER EN CUENTA EN LA PLANIFICACIÓN

Como podéis ver, el listado anterior tiene trampa, ya que no conozco prácticamente ninguna organización que no cometa alguno de los anteriores “pecados”… pero vamos a utilizarlo como punto de partida para analizar que pequeños cambios podemos proponer para poco a poco cambiar la cultura de reuniones de nuestra organización.

• La primera pregunta que debe saltar a la cabeza de cualquier persona de nuestra organización cuando vaya a plantear una reunión debería ser: “¿ES ABSOLUTAMENTE NECESARIO MANTENER LA REUNIÓN?”. Aunque suena a algo obvio, el conseguir que la gente se hiciera esta pregunta evitaría muchísimas reuniones inútiles. En muchos y muy variados casos es posible encauzar las discusiones vía email, audioconferencia o incluso a través de herramientas colaborativas online, que además permiten un mejor seguimiento de las iniciativas posteriores.

• Este punto va de la mano de otro: Toda reunión debe tener un moderador y organizador, no necesariamente alguien “con galones” (de hecho, es recomendable que no sea así). Es conveniente que, si vamos a plantearnos el cambio cultura en nuestra organización, al principio ese papel de nuevo moderador sea asumido por alguien con autoridad (alguien reconocido, que no con poder), que disfrute con el papel y demuestre que no sólo que se puede sino que además funciona. No hay nada con mayor poder de atracción cultural que una serie de éxitos en reuniones (o en “no convocatoria” de reuniones, de las que la gente salga comentando lo productiva que ha sido, el poco tiempo perdido…).

 

Este moderador es quien debe crear la agenda de reunión u orden del día, pilar básico del cambio cultural, concreta y sencilla sin dejar nada al azar. El uso de una plantilla de “agenda de reunión” es algo muy recomendable, dado que no solo estandariza el uso de las buenas prácticas sino que simplifica el convocar adecuadamente una reunión (aunque siempre existirán los que se quejen de que se pierde tiempo… ¿también se pierde documentando?). Esta plantilla deber ser diseñada de forma que sea fácil de pegar dentro de las convocatorias enviadas por el sistema de correo y trabajo en uso dentro de la organización  (outlook / thunderbird, exchange, gmail + google calendar, lotus + domino, zimbra….).

En toda agenda de convocatoria de reunión, el moderador debe incluir al menos las 4 W (What, When, Wher, Who):

• Objetivo de la reunión, claro y conciso. Esto supone no sólo establecer cual es el leitmotiv de la reunión sino cuales son los asuntos a tratar, idealmente con resultados concretos para cada uno, de interés para los asistentes.

 

• Asistentes: Una vez decidido sobre QUÉ debe tratar la reunión, se deben identificar a los asistentes necesarios. En la mayoría de las organizaciones se invita a todo al que “potencialmente” puede tener algo que decir, no a las personas necesarias e imprescindibles para el desarrollo de la reunión… erradiquemos esa práctica y utilicemos el campo “asistente opcional”/”informativo” del sistema de convocatoria de reuniones, e indiquemos lo que se espera de cada uno en la reunión. No sirve el planteamiento “Pepe debe venir, porque trabaja en el área de Ingeniería, y esto es un proyecto”. Idealmente todos los asistentes deben ser responsables de un punto en el que intervenir, nadie debería “ir de oyente”.

• Duración: Debe ser lo mínimo posible. En esto, como en casi todas las cosas, existen dos formas de planificar: 
  a) De arriba a abajo (top-down): La forma tradicional, se utiliza la duración por defecto de una hora y se incluye una expresión de deseo de los temas a tratar en esa agenda. 
  b) De abajo a arriba (bottom-up): Asignamos temas, personas y tiempos agresivos (cosa necesaria por otra parte) dentro de la agenda y los sumamos para obtener la duración. (No pasa nada por tener una reunión de 34 min). Curiosamente este enfoque funciona mucho mejor, sobre todo si el bloque “discusión, ruegos y preguntas” se deja al final y se define, como mucho, en 20 minutos.

  En esto me encanta el enfoque de Seth Godin al respecto: Propone definir la duración en incrementos de cinco minutos, y exigir una muy buena razón para usar más de cuatro incrementos (20 min).

En resumen, la agenda/orden del día debe incluir:

• Objetivo de la reunión
• Asuntos a tratar (bien detallados)
• Personas responsables de intervenir en cada uno (los correctos!)
• Tiempo para cada intervención (incluyendo preguntas y discusión posterior)

 

Existen así mismo otros condicionantes a tener en cuenta a la hora de planificar una reunión, y que chocan culturalmente con la práctica habitual de muchas organizaciones, pero que son factores críticos de éxito. Mi DECALOGO PARA ORGANIZAR REUNIONES:

1. Toda reunión debe tener un organizador y moderador que se responsabilizará del éxito o fracaso… y que será evaluado por los asistentes (en el próximo articulo lo comentamos)
2. La reunión debe planificarse tan pronto se tenga clara su necesidad, bloqueando las agendas de los asistentes
3. La reunión debe convocarse físicamente en cuanto se tengan los datos logísticos (lugar, horario…etc)
4. Es recomendable, en el caso de incluir personas provenientes de distintas localizaciones, utilizar un lugar “neutral” y céntrico o rotar periódicamente la sede de la reunión
5. Cuando se está convocando una reunión y se buscan huecos libres en las agendas, dejar al menos un intervalo de 30 minutos entre reuniones (si es en local) o más, dependiendo de la ubicación, para evitar retrasos.
6. JAMÁS se debe convocar, excepto en ocasiones realmente excepcionales, una reunión que finalice media hora antes de la hora de finalización de la jornada laboral.
7. El orden del día propuesto debe ser enviado al menos con 1 semana de antelación
8. Se debe solicitar con una antelación de al menos 3-4 días feedback sobre la agenda
9. Enviar con al menos 3 días de antelación todo el material de referencia imprescindible que los asistentes deben haber leído, para no perder el tiempo leyéndolo una vez comenzada la reunión.
10. Exigir a los participantes de la reunión que se la preparen: leer material de referencia, preparar sus aportaciones y avisar al moderador de qué desean hablar y cuanto tiempo.

 
UPDATE (06/10/2010):Puedes seguir profundizando en el tema en la segunda parte del artículo, dedicada a aspectos a tener en cuenta DURANTE la reunión.
Implantar una cultura de reuniones eficaces (II)

 
¿QUE OPINAS? ¿Conoces otras buenas prácticas o trucos para gestionar reuniones? ¿Como se puede implantar una mejor dinámica de reuniones en una organización?