Tomar mejores notas en las reuniones

En los últimos tiempos se han desarrollado estupendos métodos para mejorar la organización personal, desde el imprescindible GTD (“Getting Things Done” / “Organízate con eficacia” de David Allen, del que soy un firme defensor y practicante, y que todo el mundo debería conocer) hasta ZTD (“Zen To Done”, de Leo Batuta)… pero hay un área en la que todavía nos movemos con dificultad, y en mi experiencia, no sabemos abordar: tomar notas en reuniones de forma efectiva (y eficiente).

Este asunto creo que es de especial importancia por las implicaciones en la productividad que tiene, ya que es tristemente habitual que tras unos cuantos días lo sucedido en la reunión esté envuelto en una niebla, y no recordemos exactamente a que nos comprometimos, que es lo que le interesaba al interlocutor / cliente o incluso información de referencia potencialmente útil más adelante.. Esto es especialmente cierto y relevante cuando estamos hablando de negociaciones, dado que en negociaciones complejas es muy recomendable incluir las notas de reuniones en el dossier, lo más detalladas posibles y que no sólo representen los aspectos objetivos sino también los subjetivos (reacciones, posturas..etc.).

Idealmente, y cuando se trate de reuniones vinculadas “contractualmente” a un proyecto, debemos procesar posteriormente las notas y reflejarlas en un acta, donde se registren principalmente los cambios, ya sean nuevas acciones, tareas a desempeñar, información adicional a suministrar o elementos que se han desestimado… y este acta (idealmente) deberá ser firmada por cliente y proveedor.

En general, las notas de una reunión deberían reflejar al menos los siguientes puntos:

• Tareas o acciones que hemos acordado que se deben llevar a cabo. Deberíamos cumplir las 4 W (What, Who, When, Where). En cuanto al “What”, es imprescindible que se defina la “Siguiente Acción” (en la metodología GTD se refiere a que no solamente se debe definir en abstracto lo que hacer, sino debe quedar meridianamente claro cual es la tarea exacta incluyendo la información de apoyo para llevarla a cabo). Así mismo, se debe dejar muy claro la fecha prevista de compromiso y el responsable de la tarea… y (si aplica) el lugar.
• Información que no ha quedado clara o preguntas que no hemos sido capaces de responder y debemos ampliar
• Información de soporte proporcionada por el interlocutor que pueda ser útil más adelante.
• Datos o información que nos han solicitado.
• Aspectos que han preocupado al interlocutor o interlocutores, o que hemos percibido que son importantes para ellos
• Cosas en las que el interlocutor hace especial foco, y en las que quizás no habíamos reparado o no le habíamos dado relevancia.
• Reacciones de los interlocutores: quien parece tener una actitud más negativa, quien resulta más cercano…etc.

Una vez identificados cuales son los puntos que debemos recoger en la toma de notas de una reunión, vamos a comentar algunos consejos que facilitarán cumplir los objetivos.

• Es conveniente dividir la libreta u hoja que utilicemos en al menos 3 zonas (en algunas metodologías se incluye una cuarta, dedicada a la toma de notas sobre las notas). El método más famoso que utiliza este planteamiento es el de las “5 R’s” de Cornell, que la divide así:

– Área de Notas, donde se registrarán las notas propiamente dichas

– Área de “Pistas”, a la izquierda de donde se toman las notas y que recogerá los símbolos que cualifican cada anotación.

– Área Resumen, donde se registrarán las acciones y acuerdos pendientes, incluyendo su descripción, responsable y fecha.

• En el encabezado siempre se deben incluir la fecha de la reunión, lugar, asistentes y motivo de la misma.
• La información en general deberíamos recogerla en punto separados, o bullet points, cada uno dedicado a un elemento único que se ha comentado.
• Deberemos registrar como notas, en general, todo lo indicado en el punto anterior de objetivos: tareas pendientes, información a suministrar, datos ofrecidos por el cliente que puedan ser útiles más adelante

Para el área de “pistas”, donde debemos recoger los símbolos asociados a cada punto, podemos optar por utilizar los símbolos que ya estemos usando o una serie estándar. A mi particularmente me gustan los propuestos en Mighty Notes:

En cualquier caso, al menos debemos disponer de símbolos para:

En general, tras finalizar la reunión, ya sea solos o con las personas de nuestra organización que nos han acompañado,deberíamos procesar las notas. Para ello:

1. Se deben volver a leer
2. Incluir cualquier información que se pueda haber escapado
3. Añadir los símbolos pendientes
4. Identificar las 4 W’s (What, Who, When, Where) para cada acción
5. Establecer todas las tareas y registrarlas en el área resumen.
6. Guardar la información importante de referencia que nos puedan haber suministrado
7. Evaluar si, sólo con las notas, podríamos recordar TODO lo relevante de la reunión (teniendo en cuenta que a veces, descubrimos que algo era relevante a posteriori)

Si no hemos podido hacerlo antes, en nuestra revisión semanal GTD deberíamos revisar y procesar las notas de todas las reuniones que hayan tenido lugar desde la última reunión, y tras identificar las acciones a tomar, pasarlas por el proceso GTD (lo que dará lugar a tareas, ya sea nuestras o tareas delegadas que debemos controlar).

En resumen, SIEMPRE debemos tomar notas, aun en las reuniones más nimias, ya que no sólo nos permite registrar lo hablado, sino ofrece al interlocutor la sensación de que lo que dice es importante para nosotros. Como curiosidad, uno de los practicantes de este arte es Bill Gates, conocido tanto por la calidad como por la cantidad de notas tomadas en las reuniones.

Links interesantes

1. El Canasto : Productividad y GTD
2. Think Wasabi : Tecnología y Productividad
3. Zen Habits: Productividad y ZTD
4. LifeHacker: Take great notes!
5. Cornell Notes (Wikipedia): El método Cornell: