En los últimos tiempos se han desarrollado estupendos métodos para mejorar la organización personal, desde el imprescindible GTD (“Getting Things Done” / “Organízate con eficacia” de David Allen, del que soy un firme defensor y practicante, y que todo el mundo debería conocer) hasta ZTD (“Zen To Done”, de Leo Batuta)… pero hay un área en la que todavía nos movemos con dificultad, y en mi experiencia, no sabemos abordar: tomar notas en reuniones de forma efectiva (y eficiente).
Este asunto creo que es de especial importancia por las implicaciones en la productividad que tiene, ya que es tristemente habitual que tras unos cuantos días lo sucedido en la reunión esté envuelto en una niebla, y no recordemos exactamente a que nos comprometimos, que es lo que le interesaba al interlocutor / cliente o incluso información de referencia potencialmente útil más adelante.. Esto es especialmente cierto y relevante cuando estamos hablando de negociaciones, dado que en negociaciones complejas es muy recomendable incluir las notas de reuniones en el dossier, lo más detalladas posibles y que no sólo representen los aspectos objetivos sino también los subjetivos (reacciones, posturas..etc.).
Idealmente, y cuando se trate de reuniones vinculadas “contractualmente” a un proyecto, debemos procesar posteriormente las notas y reflejarlas en un acta, donde se registren principalmente los cambios, ya sean nuevas acciones, tareas a desempeñar, información adicional a suministrar o elementos que se han desestimado… y este acta (idealmente) deberá ser firmada por cliente y proveedor.
En general, las notas de una reunión deberían reflejar al menos los siguientes puntos: