Ago
2009

Tomar mejores notas en las reuniones

En los últimos tiempos se han desarrollado estupendos métodos para mejorar la organización personal, desde el imprescindible GTD (“Getting Things Done” / “Organízate con eficacia” de David Allen, del que soy un firme defensor y practicante, y que todo el mundo debería conocer) hasta ZTD (“Zen To Done”, de Leo Batuta)… pero hay un área en la que todavía nos movemos con dificultad, y en mi experiencia, no sabemos abordar: tomar notas en reuniones de forma efectiva (y eficiente).

Este asunto creo que es de especial importancia por las implicaciones en la productividad que tiene, ya que es tristemente habitual que tras unos cuantos días lo sucedido en la reunión esté envuelto en una niebla, y no recordemos exactamente a que nos comprometimos, que es lo que le interesaba al interlocutor / cliente o incluso información de referencia potencialmente útil más adelante.. Esto es especialmente cierto y relevante cuando estamos hablando de negociaciones, dado que en negociaciones complejas es muy recomendable incluir las notas de reuniones en el dossier, lo más detalladas posibles y que no sólo representen los aspectos objetivos sino también los subjetivos (reacciones, posturas..etc.).

Idealmente, y cuando se trate de reuniones vinculadas “contractualmente” a un proyecto, debemos procesar posteriormente las notas y reflejarlas en un acta, donde se registren principalmente los cambios, ya sean nuevas acciones, tareas a desempeñar, información adicional a suministrar o elementos que se han desestimado… y este acta (idealmente) deberá ser firmada por cliente y proveedor.

En general, las notas de una reunión deberían reflejar al menos los siguientes puntos:

Ago
2009

«Colonia de Leprosos»: Liderazgo de grupos conflictivos

Este nombre es el que general de brigada Frank Savage decide asignar al avión donde volarán los indeseables y faltos de motivación de la unidad de bombarderos 918 en el clásico “Almas en la Hoguera” ( “Twelve o’clock High”, 1949). Esta estupenda película narra el camino para convertirse en líder que recorre el general Savage tras relevar a un amigo como comandante de la 918, conocida como “la de la mala suerte” por sus malos resultados y alto número de pérdidas, lo que en la película se revela como un problema de liderazgo.

Esta película se utiliza como apertura y elemento de reflexión en diversas formaciones sobre liderazgo, ya que aporta un número importante de lecciones (concretamente se basan habitualmente en el caso de la Harvard Business School 9-382-016 Rev. 11 de Diciembre de 1995). Para mí, una de las lecciones más interesantes es la que da el título a este post. En la película, el coronel Savage, tras reemplazar al líder anterior se entrevista con el oficial de vuelo de la escuadrilla, un piloto con una brillante carrera militar, de una familia con larga tradición y con años de experiencia, pero que no apoyó al anterior comandante, ni asumió las funciones de líder suplente, y que además no salía en apenas misiones. Tras decirle lo que piensa sobre él, lo destituye y lo pone al mando de un bombardero al que ordena pintar como nombre “Colonia de Leprosos”: él será el jefe de dicho bombardero, y en él irán todos aquellos soldados que se equivoquen muy a menudo, que se pongan demasiadas veces enfermos o simplemente no sean buenos soldados…

Ago
2009

Números y estadísticas no siempre representan la realidad

Menuda perla de titulo. Parece que avanzo concienzudamente en mi camino para convertirme en “maestro de lo obvio”, figura de la que da habida cuenta Scott Adams en su magnifico libro “El principio de Dilbert”.

Hace algunos días discutía con un compañero sobre las medias de desviación en horas de ciertos proyectos y, aunque parecían prometedoras, a mi no acababan de convencerme. Tras hacer un rato de espeleología algebraica, descubrimos que las medias eran completamente correctas… pero que inducían a engaño. A raíz de esta discusión se me ocurrió hablar sobre ello aquí y proponer una serie de reglas “mínimas” a aplicar cuando alguien ofrece un conjunto de datos, ya sea en porcentajes, gráficas u otro medio. Alegaré en mi defensa que no tengo conocimientos de estadística más allá de los normales, y que este planteamiento va orientado eminentemente a la práctica sencilla.

La realidad es que en nuestro día a día manejamos cada vez más datos agregados, calculados muchas veces utilizando fórmulas que no conocemos, y que son la base sobre la que debemos tomar decisiones de cierta importancia… Los datos en sí no son malos, ni aunque no sean completamente precisos. En mi opinión, es más importante que un dato sea significativo (representa lo mejor posible la realidad que pretende mostrar) que preciso (el dato mide la realidad sin ninguna desviación).

Una anécdota para ilustrarlo:

Jul
2009

Destino: Shoshin

Como muchos sabéis, soy un admirador incondicional de la cultura y filosofía japonesa, creo que tenemos mucho que aprender de ella. Uno de los conceptos que más me atrae, y que intento poner en práctica tan a menudo como puedo, es el de Shoshin: Es un concepto del Budismo Zen que se podría traducir como “La mente del aprendiz”.

Se refiere a esa forma de ver las cosas especial que teníamos hace muchos, muchos años (en una galaxia muy lejana?) cuando éramos niños… Es un estado en en el que la mente esta abierta, curiosa (casi diría “juguetona” intelectualmente), libre de prejuicios, que considera que existen muchas posibilidades y sobre todo, que no intenta acomodar o tamizar lo que se está escuchando en base a las experiencias pasadas… En palabras de Shunryu Suzuki:

“En la mente del principiante hay muchas posibilidades… en la del experto, muy pocas.”

Creo que según nos vamos haciendo mayores, ganando experiencia y conocimientos empieza a costarnos más adoptar esa mentalidad, sorprendernos e ilusionarnos con lo que escuchamos, y sobre todo, extraer todo el contenido… en resumen, se pierde la humildad del aprendiz. Como no podría ser de otra forma, existe un término para describir esta actitud mental, «Mente Experta», y se refiere al conocimiento cuasi-completo de un tema (o la percepción de que lo tenemos), al ácrata que piensa que lo sabe todo y no se cree nada.

Ambos conceptos están muy bien explicados en este cuento, así como en la disertación de Chiba Sensei sobre el tema… pero ¿como nos aplica todo esto en nuestra vida «profesional»?

Jul
2009

Tácticas de Negociación

Una de las cosas que más me gusta de la negociación es sin duda la variedad de tácticas (o roles) que se pueden utilizar para lograr algo… es una habilidad que tiene algo de «interpretación«, ya que nos obliga a asumir un papel diferente del que tomamos normalmente, y que debemos interpretar (es importante recalcar, de todas formas, que negociar NO es regatear!!).

Jul
2009

Gestion de Riesgos en Proyectos (II)

Tal como veíamos en el post anterior, la gestión de riesgos es una de las actividades clave de la Dirección de Proyectos, y en muchos casos una de las que menos atención reciben.
Tras plantear cómo se van a gestionar estos riesgos, el primer paso que debemos acometer es su identificación. Anteriormente hablamos de la necesidad de identificar el riesgo, entender las causas que los originan, clasificarlos… pero no profundizamos en el detalle.

Existen varias técnicas para identificar a que riesgos se enfrenta el proyecto, y que serán utilizadas en base al tamaño del proyecto, experiencia previa en proyectos similares, madurez de la organización …etc:

Tormenta de Ideas (BRAINSTORM): Técnica clásica, en la que se prentende obtener un número alto de ideas creativas en un entorno más relajado. Su característica más interesante es que el juicio de las ideas emitidas se realiza al final, intentando que éste no condicione a otras posibles ideas relacionadas.
Análisis DAFO (SWOT): Una técnica heredada del entorno de gestión estratégica y marketing, y cuyo objetivo es plantear el estudio desde los puntos de vista que lo caracterizan: Interno (Debilidades y Fortalezas) y Externo (Amenazas y Oportunidades)
Técnicas Delphi: Básicamente consiste en consultar de forma anónima a un grupo de expertos en el tema sobre los riesgos que ellos consideran posibles, y con las respuestas se realiza una nueva ronda hasta que los riesgos están perfectamente caracterizados. Útil para entornos donde puede haber reacciones negativas de la interacción de los implicados (por ejemplo, implicando a varias capas organizativas).
Entrevistas: Método clásico, utilizado sobre todo cuando ya existe cierto conocimiento sobre los riesgos internos del proyecto, pero no sobre los específicos al proyecto a abordar.

Jun
2009

El poder del silencio

Hace ya un buen número de años tuve una magnífica profesora de comunicación que afirmaba que, cuando estuvieramos haciendo una presentación en público, o negociando, deberíamos «utilizar el silencio como un látigo». Este consejo en su momento me pareció simpático, pero según pasa el tiempo lo encuentro más util.

Aunque resulte paradójico, el silencio es uno de los elementos más poderosos que debemos manejar en nuestro repertorio de habilidades de comunicación. El principal beneficio de que mantengamos silencio es doble: por un lado nos obligamos a escuchar (que es mucho más importante de lo que parece, ya lo comentaremos en otro momento) y por otro lado, no hablamos nosotros (y por lo tanto, reducimos el riesgo de decir alguna inconveniencia).

El silencio como técnica tiene dos entornos de uso principales:

Presentaciones: El uso adecuado del silencio cuando estamos realizando una exposición en público ayuda de forma importante a captar el interés del auditorio, y rompe el ritmo de nuestro discurso. Su uso está especialmente indicado cuando queremos recalcar el interés de algo, o hacer pensar a la audiencia: exponemos la pregunta o comentario, cerramos la boca, miramos al público a los ojos durante al menos 3 segundos, y continuamos. Os recomiendo las primeras veces que lo hagais hacer la cuenta mental y morderos la lengua, ya que si vamos «lanzados» es dificil partir el ritmo.

Jun
2009

Factores críticos de fracaso al negociar

$Factores criticos de fracaso$

La negociación es sin duda una de las habilidades más relevantes que debemos desarrollar. Negociamos con nuestro jefe, con nuestros compañeros, con la gente que tenemos en nuestras áreas, con el panadero, con el dependiente del restaurante, con nuestra pareja y (sin duda!) con nuestros hijos… la mayoría de las veces de forma casual y sin preparación previa, lo que nos lleva a resultados regulares, en el mejor de los casos.

Negociar NO es una cualidad innata con la que se nace, contra lo que mucha gente puede opinar. Algunos de los mejores negociadores que conozco han sido «formados», e incluso uno me comentó hace poco que de pequeño era «el niño timido» de clase. Podemos aprender a negociar, sólo hay que entender que es algo que requiere planificación y formación.