Productividad bien entendida

Todavía sigue siendo trístemente habitual escuchar directivos que arengan a su gente diciendo que deben aumentar su productividad y, por tanto, alargar su jornada laboral… o que hablan de reducir la plantilla para mejorar la productividad de su área. Este es un tema que me preocupa tanto a nivel profesional como personal, ya que mientras no empecemos a entender correctamente la productividad como un todo y sepamos valorar todas las palancas que nos permiten mejorarla, seguiremos como pais a la cola de Europa y teniendo una pésima conciliación personal-profesional.

Lo primero que me gustaría es establecer unas bases comunes sobre las que empezar a hablar sobre este tema, y para ello deberíamos encontrar una definición de productividad que nos satisfaga. Antes de abordarla desde un punto de vista más macroeconómico, pienso que deberíamos centrarnos en la visión empresarial. Para mi una de las definiciones más claras es aquella que dice:

“la productividad es la relación entre los recursos invertidos en producir algo o en prestar un servicio (lo que técnicamente se llaman insumos) y la producción obtenida.

La producción y los recursos determinan las unidades en las que hablamos. Por ejemplo, en el entorno de servicios de tecnología,  de forma simplificada (solo recursos directos) se puede considerar que los recursos son las horas invertidas en prestar el servicio y la producción el dinero obtenido de dicho servicio, con lo que la productividad anual se mediría en € facturados x tiempo invertido, o de forma más general, en facturación anual x persona.

(Esto es lo que lleva a valorar a las compañías en función de lo que facturan anualmente y el numero de personas en plantilla… una empresa que factura 50 millones de euros con 400 personas en plantilla tendría una productividad anual de 125.000€ x persona… el error viene cuando no se comparan dos empresas que producen igual!)

En el caso de una empresa que fabrique bienes, por ejemplo lavadoras, la productividad sería el número de lavadoras producidas entre todos los elementos que han sido necesarios para fabricarla en un periodo de tiempo dado (desde los recursos directos, como materias primas, horas de empleado…etc. hasta los indirectos, como comerciales de la empresa, luz y agua, salarios de directivos…etc). De todas formas, dado que la medición de productividad de bienes resulta compleja, en este post nos centraremos en el aumento de productividad en el entorno de un CIO.

La productividad no solo considera, como dice la wikipedia, la capacidad para producir sino el grado de aprovechamiento de los recursos utilizados, es decir, el famoso valor añadido. Como empieza a quedar claro, es “facil” actuar sobre la productividad, ya que basta con modificar cualquiera de los lados de la ecuación.

• Modificar el lado “Producción“:  Producir más elementos con el mismo número de recursos. Este punto suele resultar complejo de mejorar, y suele ir más asociado a innovación en modelos de negocio… aunque este aumento tiene un límite.

• Modificar el lado “Recursos“: Obtener la misma producción con menos recursos que antes. Aqui es donde se focalizan la mayoría de políticas de mejora de la productividad

Es en éste último punto donde impactan ” a la línea de flotación” las frases con las que empezabamos el post:

• Hacer que la gente trabaje más horas: El objetivo “teórico” que se conseguiría con esto es aumentar la producción (que no la productividad!)… aunque existen varios condicionantes “perversos” que impiden que realmente suceda así: Cuando una persona en lugar de trabajar 8h al dia trabaja 12h de forma sostenida, su producción no aumenta de forma lineal, sino que en el mejor de los casos sólo aumenta eun un pequeño porcentaje (la persona está más cansada, y suele adaptar sus 8h de trabajo a 12h, con lo que toma más cafes, navega más por Internet…etc.)… y a largo plazo baja más la productividad y, sobre todo, la motivación.

• Deshacernos de una parte de la plantilla: Este caso resulta algo más dificil de evaluar, y depende en gran medida del escenario de la empresa. Si estamos en un escenario donde ha caido la demanda y no es necesario producir, es obvio que las matematicas indican que debemos disminuir el lado de los recursos, y si en nuestro caso son personas, acometer los consabidos EREs (destinados a garantizar la continuidad del resto de la plantilla, no perdamos perspectiva)… aunque si es posible en la situación concreta de la empresa, es mejor política destinar los recursos temporalmente ociosos a la innovación (que SI mejore la productividad). Pero el prescindir de una parte de los recursos se debe hacer teniendo en cuenta el nivel de producción que son capaces de aportar… y si las necesidades de producción no han bajado, o lo han hecho temporalmente, el disminuir estos costes es un impacto directo a la capacidad de producir, por tanto a la rentabilidad futura… y encima no aumenta la productividad, ya que hace disminuir la producción.

Aunque no es el objetivo de este post ofrecer recetas magistrales para mejorar la productividad, creo que sin duda hay varios frentes racionales en los que se pueden trabajar:

• Trabajar las horas necesarias, ni una más: Como hemos visto, la productividad de una persona que trabaja 10 horas no es superior, sino habitualmente inferior. Nuestro objetivo como directivos, responsables o gerentes debe ser que la gente trabaje al máximo las 8 horas (eficiencia) en los objetivos más necesarios y que afecten de forma más clara a la producción, no “despistandose” (eficacia). Esto sólo tiene un problema: requiere del nivel inmediato de supervisión una gestión más específica y contínua del rendimiento de cada persona, lo que supone, al final…que a los jefes nos toca trabajar mas.
• Mejorar la forma de trabajar:  La otra variable importante sobre la que se puede actuar es la del uso óptimo de recursos, es decir, aplicar métodos que permitan mejorar el tiempo empleado en hacer una tarea o las materias necesarias. En esta categoría se sitúan los sistemas de gestión, la calidad, estrategias de mejora o, en general, cualquier innovación que permitar producir más con menos recursos. Sin duda es uno de los puntos donde las TI juegan un papel clave y que muchas veces los CIO no saben transmitir a la Alta Dirección.  A veces simplemente no son escuchados, ojo… hace algunos dias me comentaba un magnífico CIO que habia intentado transmitir (con números claros) la necesidad de disponer de una intranet para automatizar un número de procesos manuales intensivos en personal (hojas de gastos, vacaciones…etc.) y que no habia conseguido la aprobación de la propuesta. Hablaremos más adelante largo y tendido sobre el tema.
• Utilizar todos los recursos productivos: Sirva esto sólo como apunte o recordatorio de un tema que quiero tratar más adelante cuando enfoquemos la productividad desde un punto de vista macroeconómico, pero tenemos magníficos profesionales en nuestras organizaciones que no son aprovechados…